"Leuchtturmprojekt" der Bundesregierung feiert 10. Geburtstag

Elektronische Schutzrechtsakte des DPMA erstes Workflow-gestütztes E-Akten-System in deutscher Behördenlandschaft – Bundesjustizministerin: DPMA Vorreiter im E-Government – DPMA-Präsidentin: Durch digitale Arbeitsweise in der Pandemie voll arbeitsfähig

Pressemitteilung vom 28. Mai 2021

München. Rund 500 000 abgeschlossene Prüfungs- und Eintragungsverfahren, fast 60 Millionen bearbeitete Prozesse und mehr als 76 Millionen gespeicherte Dokumente: Die bisherigen Leistungsdaten der elektronischen Schutzrechtsakte Patente/Gebrauchsmuster sprechen für sich. Am 1. Juni 2021 feiert das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) das 10-jährige Bestehen seines vollelektronischen Bearbeitungssystems – und damit einen runden Geburtstag des ersten durchgehend digitalen, Workflow-gestützten E-Akten-Systems dieser Größenordnung in der deutschen Behördenlandschaft. "Die elektronische Schutzrechtsakte ist auch zehn Jahre nach dem Startschuss ein herausragendes Vorzeigeprojekt der Bundesverwaltung", sagt Christine Lambrecht, Bundesministerin der Justiz und für Verbraucherschutz, zu deren Geschäftsbereich das DPMA gehört. "Das DPMA hat die Herausforderungen der Digitalisierung frühzeitig erkannt und ist mit seinen hochleistungsfähigen IT-Systemen Vorreiter beim E-Government."

DPMA-Präsidentin: Elektronischer Workflow auch international einzigartig

In der elektronischen Schutzrechtsakte werden Patent- und Gebrauchsmusterverfahren vollständig digital und medienbruchfrei bearbeitet – von der Anmeldung über die Bearbeitung durch die Prüfungsstellen und Verwaltungseinheiten bis zum elektronischen Versand von Beschlüssen und Bescheiden. Die Kundinnen und Kunden sind an das System über die Schnittstelle DPMAdirektPro angeschlossen und können sowohl elektronisch anmelden als auch Rückmeldungen des DPMA und letztlich Beschlüsse und Bescheide digital empfangen. Intern stellt der digitale Workflow sicher, dass die elektronische Akte immer genau dorthin weiterleitet wird, wo der nächste Arbeitsschritt zu erledigen ist.

"Gerade in der Corona-Pandemie profitieren wir von unserer komplett digitalen Arbeitsweise", betont DPMA-Präsidentin Cornelia Rudloff-Schäffer. "Unser digitaler Workflow hat es uns ermöglicht, sofort die meisten Beschäftigten in den Schutzrechtsbereichen durchgehend im Homeoffice arbeiten zu lassen. So konnten wir Infektionsgefahren vermeiden und waren dennoch jederzeit voll arbeitsfähig." Zudem spart das DPMA durch die Umstellung große Mengen Papier ein.

Auch international ist die digitale Schutzrechtsakte in dieser Form noch immer einzigartig. "Kein anderes Patentamt bearbeitet seine Verfahren bislang so durchgängig digital wie wir", hebt die DPMA-Präsidentin hervor.

Bestens geplante Projektarbeit hochqualifizierter IT-Spezialistinnen und Spezialisten

Die wichtigsten Meilensteine - zum Vergrößern klicken

Am 1. Juni 2011 wurde das System produktiv geschaltet. Von einem "Leuchtturmprojekt der Bundesregierung" sprach die damalige Bundesjustizministerin Sabine Leutheusser-Schnarrenberger. Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel nutzte einige Monate später beim Nationalen IT-Gipfel in München als erste die Möglichkeit zur Online-Akteneinsicht.

Vorausgegangen war eine jahrelange, gemeinsam mit einem großen Software-Konzern bestens geplante Projektarbeit. Geschäftsprozesse mussten modelliert und für den elektronischen Workflow in IT-Systeme umgesetzt werden. Querschnittsdienste, etwa für Adress- und Nutzerdaten und den Zahlungsverkehr, wurden neu aufgesetzt und mit elektronischen Schnittstellen angeschlossen. Es wurden Konzepte für die Migration sämtlicher Akten ins neue System erarbeitet. Und schließlich natürlich unzählige Tests durchgeführt, Schwachstellen behoben und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die neue Arbeitsweise geschult. Zudem stellte ein fast zweijähriges, direkt bei der Amtsleitung angesiedeltes Veränderungsmanagement die Akzeptanz der Beschäftigten sicher.

Start ins digitale Zeitalter

Mehr Informationen zum Projekt finden Sie in unserem Hintergrundbericht.

Die hochqualifizierten IT-Spezialistinnen und -Spezialisten des DPMA entwickeln das komplexe System mit seinen mehr als fünf Millionen Programmzeilen seither stetig weiter und sorgen für dessen Funktionsfähigkeit. Mit einer Verfügbarkeit des Systems innerhalb der Kernarbeitszeit von bis zu 99,8 Prozent bewegt sich das DPMA dabei auf dem Niveau hochprofessioneller IT-Dienstleister.

Heute bearbeitet das Amt seine Verfahren nicht nur bei Patenten und Gebrauchsmustern vollelektronisch, sondern seit 2015 auch im Markenbereich. Die elektronische Schutzrechtsakte für Designs wird gerade entwickelt. Zudem bereitet das DPMA sich auf die schrittweise Einführung der Elektronischen Verwaltungsakte ab 2022 vor.

Das Deutsche Patent- und Markenamt

Erfindergeist und Kreativität brauchen wirksamen Schutz. Das DPMA ist das deutsche Kompetenzzentrum für alle Schutzrechte des geistigen Eigentums – für Patente, Gebrauchsmuster, Marken und Designs. Als größtes nationales Patentamt in Europa und fünftgrößtes nationales Patentamt der Welt steht es für die Zukunft des Erfinderlandes Deutschland in einer globalisierten Wirtschaft. Seine knapp 2 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an drei Standorten – München, Jena und Berlin – sind Dienstleister für Erfinder und Unternehmen. Sie setzen Innovationsstrategien des Bundes um und entwickeln die nationalen, europäischen und internationalen Schutzsysteme weiter.

Bild 1: iStock.com/gopixa

Stand: 28.05.2021

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